Обратная связь


Перейти к форме обратной связи
Электронный документооборот (EDI) - Розничная сеть «Магнит» АО «Тандер»

Электронный документооборот (EDI)

Руководствуясь целями повышения эффективности сотрудничества и взаимного снижения издержек, компания АО "Тандер" предлагает Вам рассмотреть возможность обмена документами, используемыми в нашей совместной коммерческой деятельности, на основе технологии электронного документооборота EDI.

Суть и цель работы системы – стандартизация процесса передачи цифровых данных по определенному единому регламенту, благодаря которому обеспечивается возможность обмена информацией между организациями.

Преимущества от использования EDI:
  • отсутствие ошибок при обработке заказов;
  • улучшение качества данных;
  • отсутствие ручного ввода данных в ERP — систему;
  • отсутствие риска потери заказов из — за технических сбоев (факс, почта);
  • прозрачность процесса обмена документами, сопровождающих товародвижение;
  • упрощение процесса цепочки поставок.

Презентация электронного документооборота

Использование EDI является высокоприоритетным способом обмена заказами между компанией АО «Тандер» и поставщиками.

Типы подключения к EDI:

WEB доступ
WEB-доступ является самым простым и быстрым способом для начала работы с EDI. Для подключения к порталу и получения возможности обмениваться электронными документами достаточно иметь только лишь доступ в Интернет и знать свой логин и пароль для доступа.
WEB-портал – единственный вариант подключения к EDI для компаний не использующих никакой информационной системы
Если на предприятии используется система учета закупок/продаж, то используя WEB-портал объединять данные придется вручную или полуавтоматически, что может привести к возникновению ошибок ручного ввода, особенно при большом количестве передаваемых документов.

Интеграция с учетной системой
Максимальная эффективность от внедрения EDI может быть достигнута при интеграции существующей учетной системы с технологией электронного обмена данными. Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему.
Преимущества интеграции:

  • работа с EDI не требует дополнительного обучения сотрудников;
  • контроль документооборота на всей цепочке «заказ-поставка» в существующей учетной системе;
  • практически полное исключение ручного ввода данных на всей цепочке процесса; «заказ-поставка» позволяет исключить/уменьшить количество ошибок в документообороте;
  • сокращение времени на обработку документов на 80% на всей цепочке процесса.

Подключение к работе через электронный документооборот

1 Шаг

Заключить с АО Тандер Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки(или Договор поставки с EDI) с обязательным заполнением Приложения к Доп. соглашению – Заявки на организацию обмена электронными документами между Поставщиком и Покупателем (шаблон Допсоглашения и Заявки Вы можете получить у Вашего категорийного менеджера).

2 Шаг

Проверить через EDI-провайдера наличие GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить.

3 Шаг

Необходимо провести сверку товарного ассортимента, для этого необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру на стороне АО «Тандер». Данные будут представлять из себя таблицу - наименование товара, код АО «Тандер», набор штрих-кодов, хранящихся в учетной системе АО «Тандер». Поставщику рекомендуется загрузить в свою учетную систему код АО «Тандер», потому как в Заказе от АО «Тандер» для идентификации товара будут использоваться штрих- код товара и внутренний код поставщика.

4 Шаг

Обратиться к EDI-провайдеру для проведения тестов обмена с АО "Тандер" выбранными типами EDI-документов.

Часто задаваемые вопросы по работе Электронного обмена данными (EDI)

Электронный обмен данными (EDI - Electronic data interchange – обмен коммерческой информацией посредством передачи по электронным каналам связи данных в стандартизированном формате.

Преимущества от использования EDI:

  • исключить необходимость в использовании для передачи документов - e-mail, факс, телефонную связь, бумагу;
  • на 80% сократить время обработки каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
  • сократить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ- поставка»;
  • контролировать процесс документооборота и статусы документов на каждом этапе цепочки поставок. Фиксировать дату и время получения документов;
  • гарантировать доставку документов контрагенту, исключить потерю документов;
  • снизить затраты, связанные с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.;
  • повысить эффективность работы всей цепочки поставок, в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International».

Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками.

Необходимо выполнить несколько простых шагов:

2.1 Заключить с АО Тандер Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки(или Договор поставки с EDI) с обязательным заполнением Приложения к Доп. соглашению – Заявки на организацию обмена электронными документами между Поставщиком и Покупателем (шаблон Допсоглашения и Заявки Вы можете получить у Вашего категорийного менеджера/

2.2. Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером, а тем компаниям, которые уже имеют Договор с EDI – написать письмо своему EDI - провайдеру о необходимости организации электронного обмена с АО «Тандер». Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страницу или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.

2.3. Проверить через EDI-провайдера наличие GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить.

2.4. Необходимо провести сверку товарного ассортимента, для этого необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру на стороне АО «Тандер». Данные будут представлять из себя таблицу - наименование товара, код АО «Тандер», набор штрих-кодов, хранящихся в учетной системе Тандер. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учетную систему код Тандер, потому как в Заказе от АО «Тандер» для идентификации товара будут использоваться – штрих-код товара и внутренний код поставщика.

2.5. Обратиться к EDI-провайдеру для проведения тестов обмена с АО "Тандер" выбранными типами EDI-документов.

Провайдеры прямого соединения с АО "Тандер":
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», платформа ECOD
ООО «Э-КОМ РУС», торговая марка EXITE
ООО «Эдисофт», платформа CorePlat

Провайдеры прямого соединения с АО "Тандер" не являются приоритетными при заключении договора с АО "Тандер". Компания "Тандер" осуществляет взаимодействие со всеми сертифицированными на территории РФ провайдерами. Поставщик самостоятельно выбирает провайдера, стоимость работы необходимо уточнять у провайдеров.

GLN (Глобальный номер места нахождения) – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок. Идентификационный номер GLN – это ссылочный ключ с возможностью извлечения из глобального регистра владельцев штрих-кодов следующей информации:

  • почтовый адрес;
  • тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании);
  • регион;
  • номер телефона, факса;
  • контактное лицо;
  • информация о банковских реквизитах;
  • требования и ограничения доставки.

Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется строгими правилами для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире.

Номера имеют следующие постоянные характеристики:

  • они являются цифровыми;
  • они имеют фиксированную длину в 13 разрядов, которые должны обрабатываться полностью;
  • они начинаются с префикса (3 цифры), присваиваемого GS1;
  • они заканчиваются контрольным числом.

Порядок присвоения номеров GLN указан на официальном сайте организации GS1.

Информацию по всем GLN – номерам предоставляет провайдер, с которым Вы сотрудничаете.

В настоящее время для поставок РЦ, ГМ, ММ следующие статусы по типам документов:

Документ Комментарии Статус
Заказ на поставку товара(ORDERS) Сообщение от сети поставщику с указанием перечня товаров, предназначенных для поставки в магазин. ВНЕДРЕН
Информация о заказе(ORDRSP) Сообщение от поставщика в сеть с информацией о том насколько полно может быть выполнен полученный ранее заказ.

В сообщении ORDRSP также могут указываться изменения цен и количества на заказанный товар.
ВНЕДРЕН
Уведомление
об отгрузке(DESADV)
Сообщение от поставщика в сеть, содержит данные о фактическом количестве отгруженного товара. В сообщении DESADV также может быть указана дополнительная информация (номер транспортного контейнера и т.д.). ВНЕДРЕН
Уведомление
о доставке(RECADV)
Отправляется сетью поставщику, и является,
по сути, ответом на сообщение DESADV, предоставляющим поставщику информацию о фактически принятом (доставленном) товаре.
ВНЕДРЕН
Электронный счет-фактура Юридически- значимый документ. Отправляется поставщиком сети и используется для выставления счета на оплату за поставленный товар и признания НДС налоговой инспекцией. На этапе разработки
Электронный Торг-12 Юридически- значимый документ. Отправляется поставщиком сети и используется для выставления счета на оплату за поставленный товар и признания НДС налоговой инспекцией. На этапе разработки




В таком случае необходимо обратиться к провайдеру и обозначить желание расторгнуть договор, далее действовать , как в случае при подключении к EDI в п.2.

В таком случае необходимо обратиться к специалисту, который сопровождает Ваши заказы по направлениям поставок (РЦ, ГМ, ММ).

После сверки, проведенной EDI – провайдером, поставщик должен предоставить спецификацию Категорийному менеджеру АО Тандер для того, чтобы были назначены основные ШК или внесены какие-либо другие изменения в мастер-данные.

При расхождении номенклатуры (ШК), нужно предоставить информацию Вашему категорийному менеджеру по форматам (распределительные центры/гипермаркеты/магнит-косметик). По ММ необходимо обратиться к МОЗ, сопровождающему Ваши заказы.

Если при получении заказа по системе EDI не все позиции были выгружены, обязательно обратитесь к своему EDI- провайдеру для устранения данной проблемы.

Вам необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру по форматам (распределительные центры/гипермаркеты/магнит-косметик).
По ММ необходимо обратиться к МОЗ, сопровождающему Ваши заказы.

В случае, если Вы не получили заказы, необходимо срочно связаться с специалистом нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (распределительные центры/гипермаркеты/магнит-косметик).

В таком случае необходимо обратиться к Вашему EDI-провайдеру, затем проинформировать специалиста нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (распределительные центры/гипермаркеты/магнит-косметик).

Если Вам поступил заказ по почте при условии подключения к EDI, обратитесь, пожалуйста, к специалисту нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (распределительные центры/гипермаркеты/магнит-косметик).

Если Вам поступил заказ с некорректной ценой, необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру.

Если у Вас появилась потребность в изменении единиц измерения в заказах, необходимо действовать следующим образом:

1. Заполнить шаблон на смену единиц измерения

2. Направить шаблон своему Провайдеру

3. Далее проинформировать специалиста нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (распределительные центры/гипермаркеты/магнит- косметик).

4. Наши ответственные лица проводят смену единицы измерения, уведомляют о проведенных работах представителей провайдера.

В таком случае необходимо обратиться к Вашему EDI-провайдеру, затем проинформировать специалиста нашей Компании, который сопровождает заказы в зависимости от направления (распределительные центры/гипермаркеты/магнит-косметик).

Обратитесь, пожалуйста, к Вашему EDI-провайдеру для детального разбора причин ошибки.

Отправлять необходимо и ORDERSP и DESADV.
ORDERSP и DESADV - разные документы с разным предназначением.
OPDERSP - это подтверждение заказа, в котором Вы указываете, какое количество продукции, в какую дату планируете привезти нам.
Высылается по умолчанию в течение 2х часов после получения заказа.
DESADV - это уведомление об отгрузке (электронный аналог накладной), в котором Вы указываете, какое фактическое кол-во продукции было отгружено со склада.
Высылается DESADV в момент отгрузки.

В данном случае есть следующие варианты решения проблемы:
- автоматическая синхронизация отправки уведомлений по факту отгрузки товара - для настройки необходимо обратиться к Вашему провайдеру
- открытие доступа к отправке док-тов сотрудникам, которые находятся на рабочем месте в момент фактической отгрузки товара (сотрудники склада и т.п.)

Вам необходимо обратиться к Вашему EDI-провайдеру или на телефон горячей линии АО Тандер
8 800 200 90 02, после дозвона нажмите цифры 5, затем 3, потом 1, не дожидаясь окончания фраз автоответчика.

При внедрении данного документа, мы проинформируем всех наших партнеров не менее, чем за месяц до реализации.


Вопрос по EDI


Если вы не нашли ответ на свой вопрос задайте его нам. Для этого воспользуйтесь формой ниже.

Выберите Регион:
Вернуться к выбору региона Выберите город:
Хотите быть в курсе
всех акций и распродаж
сети магазинов Магнит?

Да, хочу Позже